Het schrijven van zakelijke brieven

Inleiding
In een gesprek is gauw duidelijk wanneer de ander je niet goed begrijpt. Gelukkig heb je dan altijd de kans om extra informatie te geven en je standpunt verder toe te lichten. Maar bij een brief heb je geen nieuwe kans. Daarom moet je goed nadenken over een brief om je boodschap direct in een keer duidelijk over te brengen.

De tekst van een brief
Neem ruim de tijd voor het schrijven van een brief. Schrijf eerst in het klad. Laat het dan rustig een tijdje liggen en schrijf dan opnieuw. Wanneer je boos bent is het soms goed om het van je af te schrijven, maar dat is vaak een heel slechte brief om te versturen.
Vraag eens aan anderen wat zij van je brief vinden. Vraag dat vooral aan kritische maar kundige mensen. Het is vaak beter om kritiek te ontvangen want dat geeft je de kans om je brief te verbeteren.
Een brief mag niet langer zijn dan 1 bladzijde. Langere brieven worden minder nauwkeurig of niet gelezen. Natuurlijk kun je altijd een bijlage met referenties toevoegen.
Behandel in je brief zo weinig mogelijk onderwerpen, zodat de lezer zijn aandacht niet over verschillende zaken moet verdelen. Behandel bij voorkeur 1 onderwerp (max. 3) en schrijf liever een andere brief over het volgende onderwerp.
Blijf steeds gericht op het onderwerp en vermijd omwegen, want dat zou de aandacht kunnen afleiden.
Probeer altijd je brief te typen en gebruik een spellingcontrole.
Richt je brief altijd aan een enkele persoon. Een algemene brief aan een partij of instantie verdwijnt gemakkelijk. Probeer dan ook eerst de naam en zo mogelijk de aanspreektitel van de juiste verantwoordelijke persoon te achterhalen.

Indeling van een brief
Deel je brief overzichtelijk in. Gebruik een viertal paragrafen gescheiden door een witregel.

1e paragraaf, 1-2 zinnen:
In de openingsparagraaf beschrijf je waarom je deze brief stuurt.
Bedenk dat een brief die begint met een positieve opmerking makkelijker wordt gelezen.

2e paragraaf, 4-6 zinnen:
Hier leg je uit waarom je denkt dat dit een probleem is.

3e paragraaf, 1-2 zinnen:
Geef hier suggesties en draag oplossingen aan voor het probleem.

4e paragraaf, 1-2 zinnen:
In de slotparagraaf vraag je aan de geadresseerde om een speciale actie op een bepaald tijdstip en/of om een reactie binnen een bepaalde termijn.

Vermeld altijd je eigen correspondentieadres en zo nodig je telefoonnummer.
Soms is het handig om een kopie te sturen naar een andere instantie. Vermeld dit dan onder aan de brief onder c.c. 'instantie, naam, adres'. Een brief met een c.c. wordt misschien serieuzer genomen, maar overdrijf niet want dat werkt contraproductief.

Bewaar ook altijd een kopie van je brief. Dat kan later nog wel eens handig zijn.

Soms is het beter om een brief aangetekend te versturen. Dat geeft meteen aan dat die brief erg belangrijk is en men zal hem minder snel negeren. Het voorkomt smoesjes als: wij hebben uw brief nog niet ontvangen; uw brief is wel heel erg lang onderweg geweest..... Bij gebruik van een vensterenvelop kan men later nooit met het smoesje komen dat men een lege envelop heeft ontvangen.